9.3. Administratieve zaken

Hoe let je op de bescherming van de privacy?

In België geldt de Privacywet, die regels stelt over het (online en offline) vastleggen van informatie over mensen.

Ieder die persoonsgegevens opslaat, valt onder toepassing van die wet en heeft een aangifteplicht bij de Privacy commissie. Dit geldt niet voor gegevens voor huishoudelijk of privaat gebruik (bv. je adresboek). Voor het bijhouden van gegevens van deelnemers in gemeenschapsmunten zijn ze wel van toepassing. Maar onder duidelijk omschreven voorwaarden is bij KB voorzien in vrijstelling van de aangifteplicht voor verenigingen en vzw’s, voor klanten- en leveranciersbeheer, en voor adresbestanden die worden bijgehouden met het oog op communicatiedoelen.

Vanaf 25 mei 2018 is echter bijkomende Europese wetgeving van kracht, namelijk de Algemene Verordening Gegevensbescherming die in Belgisch recht is omgezet.

Voor een goede werking van een lokale munt is veel informatie over de deelnemers nodig.

  • Contactgegevens, over waar en hoe je hen kan bereiken
  • Marktplaatsgegevens over de hulp die ze vragen en aanbieden, belangrijk voor bemiddeling
  • Identificatiegegevens, om te voorkomen dat iemand zich als iemand anders kan voordoen (zeker belangrijk als je werkt met zorgactiviteiten bij mensen thuis en met kwetsbare groepen)
  • Data voor monitorings- en onderzoeksdoeleinden, over hoe actief en tevreden deelnemers zijn

Het is wettelijk verplicht je deelnemers te informeren over welke informatie je bijhoudt. Dat kun je het best doen door middel van een privacy statement, dat in elk geval het volgende moet vermelden:

Privacy statement

  • Welke gegevens worden verwerkt?
  • Waar krijgt of verzamelt je organisatie de gegevens?
  • Waarom worden de gegevens bewaard?
  • Wie verwerkt in je organisatie gegevens?
  • Wie krijgt de gegevens?
  • Wat wordt precies hoe, waar en hoelang bewaard?
  • Hoe worden gegevens beveiligd?
  • Hoe faciliteer je de uitoefening van de rechten van betrokkenen?
    • Hoe kunnen gebruikers hun persoonsgegevens inzien, wijzigen, aanvullen of verwijderen?
  • En voor een website hoort daar nog bij:
    • Wordt er gebruik gemaakt van cookies, wat zijn cookies en waartoe dienen ze?
    • Ontvangen deelnemers automatisch een nieuwsbrief, en hoe kunnen ze zich eventueel uitschrijven?

Hoe regel je verzekering en aansprakelijkheid?

Stel, een woonzorgcentrum laat in het kader van de gemeenschapsmunt meneer Wim een schilderij ophangen bij mevrouw Muriel. Wim valt van een krukje, breekt zijn arm en beschadigt de Chinese vaas van Muriel. Wie is aansprakelijk voor letsel en schade, en wie dekt de kosten? Ga er niet van uit dat alle deelnemers een familiale verzekering hebben, of dat die alle risico’s dekt.

Verzekeringsmaatschappijen bieden specifieke polissen voor vrijwilligerswerk aan die uitkomst bieden. Ze dekken diverse risico’s: burgerlijke aansprakelijkheid, lichamelijke en materiële schade. Het gegeven dat vrijwillige prestaties (tussen verenigingen en personen of tussen personen onderling) via een gemeenschapsmunt verlopen, is voor veel verzekeraars nieuw. Ze willen het risico vooraf zo goed mogelijk inschatten. Bespreek dit aspect dus vooraf, en laat het opnemen in een extra clausule in de aanvullende bepalingen bij de polis. Denk er ook aan dat voor bepaalde zaken bijkomende verzekeringen verplicht zijn, zoals bijvoorbeeld voor de organisatie van evenementen op publiek toegankelijke plaatsen.

Hoe communiceer je de Algemene Voorwaarden?

Gemeenschapsmunten zijn een instrument om vrijwilligerswerk te faciliteren. De wet op het vrijwilligerswerk voorziet dat in principe een overeenkomst tussen de deelnemer en de organisatie wordt opgesteld.

Voor gemeenschapsmunten is het niet de bedoeling dat elke deelnemer afzonderlijk een schriftelijke overeenkomst afsluit met de organisator achter de munt. Wel is het van belang dat naar elke deelnemer gecommuniceerd wordt welke algemene voorwaarden van toepassing zijn bij het gebruik van de gemeenschapsmunt, van de website en/of het online platform.

Het is aan te bevelen om de Algemene Voorwaarden op te nemen op je website en in andere relevante communicatiemiddelen (bijvoorbeeld je informatiebrochure).

Welke samenwerkingsovereenkomsten afsluiten?

Gemeenschapsmunten hebben een maatschappelijk doel, en vaak zijn er op niveau van buurt, dorp of stad meerdere organisaties die bij de opstart van de munt belang hebben.

Het is dan ook geen uitzondering dat de munt gelanceerd wordt door een consortium van organisaties met een maatschappelijke functie. In een dergelijke situatie is het aan te bevelen om verwachtingen en afspraken tussen de partijen in een samenwerkingsovereenkomst vast te leggen. Ook met verzilverpartners maak je duidelijke overeenkomsten op. Soms wordt het consortium in een aparte rechtsvorm (zoals vzw of coöperatie) ondergebracht.

Hoe kun je de handelsnaam en het merk beschermen?

Als je een gemeenschapsmunt introduceert is het verstandig de merknaam (en het logo) te registreren bij het Benelux Merkenbureau (BBIE-BOIP), zodat hij beschermd is en andere partijen er geen aanspraak op kunnen maken. Hieraan zijn kosten verbonden.

Als je dit niet wil, is er nog steeds een bescherming via het auteursrecht: wie een naam uitvindt, heeft daarop de rechten als auteur. Dit biedt echter niet dezelfde bescherming als het registreren van het merk.

Tabel: Planning

Fase Beschrijving
Ontwikkeling Zoek partners of onderaannemers voor de juridische aspecten van de gemeenschapsmunt.
Overleg met de lokale RVA, ziekenkas, BTW-kantoor en belastingdienst over je plannen.
Overleg met verzekeringsmaatschappijen over polissen en extra clausules.
Toets of je muntontwerp kan opereren binnen de kaders van de wet.
Pilootproject Stel de Algemene Voorwaarden voor deelnemers op.
Werk de elementen van het privacybeleid uit.
Stel overeenkomsten met partners op en onderteken ze wederzijds.
Sluit de nodige verzekeringen af, neem clausules over de gemeenschapsmunt op.
Registreer desgewenst je merknaam en logo.
Beschrijf in detail de juridische randvoorwaarden op vlak van belastingen en uitkeringen, en breng alle teamleden en partners hiervan op de hoogte.
Evaluatie Breng eventueel verbeteringen aan in overeenkomsten, Algemene Voorwaarden, clausules, communicatie over juridische aspecten enz.
Onderzoek juridische aspecten indien je beslist te stoppen (bv. polissen opzeggen …)

results matching ""

    No results matching ""